Những chìa khóa thành công giúp bạn chiến thắng sự trì hoãn công việc

(Chìa khóa thành công) Hơn bất cứ thứ gì khác, trì hoãn là đối tượng gặm nhấm nhiều nhất thời gian ở nơi làm việc.

• Lãng phí thời gian làm đi làm lại một việc hay đối phó với những sự gián đoạn hay những đám cháy lớn hơn chỉ là một việc, tác hại thật sự của trì hoãn nằm ở cách nó tác động tới bạn, cả về mặt tinh thần lẫn cảm xúc.
• Hầu như tất cả mọi người đều có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ khó chịu. Đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu và hoàn thành chúng không phải là điều dễ dàng, nhưng hậu quả của việc không hoàn thành chúng có thể còn tệ hơn rất nhiều so với việc đối mặt với những khó chịu ngay từ đầu.

• Lọc qua tất cả những giấy tờ trên bàn và tạo cho mình một chồng Việc làm ngay và một chồng Việc làm sau là một thói quen phổ biến. Bạn sẽ có rất nhiều bạn đồng hành nếu bạn cũng làm như vậy. 
• Đọc đi đọc lại mọi thứ trên bàn hay trong hòm thư trước khi xử lý chẳng đem lại điều gì. Ngay từ lần đầu tiên đọc thư phàn nàn của một khách hàng là bạn đã biết người ta đòi hòi điều gì rồi. Đọc thư 2 lần chỉ mất gấp đôi thời gian đọc của bạn, mà thư thì vẫn chưa được trả lời. Hãy trả lời ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó - Làm liền tay - bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và hoàn thành được một nhiệm vụ mà nếu không được hoàn thành sẽ cản trở bạn làm những việc quan trọng hơn.

• Hầu hết mọi người đều thừa nhận họ khó tránh hoặc khó ngăn chặn được hiện tượng ngắt quãng. Sự gián đoạn được coi là nằm ngoài tầm kiểm soát của con người và là nguyên nhân của gần như mọi vấn đề. Bạn có thường nghe thấy câu nói: “Đáng lẽ tôi có thể hoàn thành nó nếu không bị ngắt quãng mỗi lần động đến nó?” không?
• Nếu bạn muốn tránh lúc bị gián đoạn, hãy thực hiện những nhiệm vụ liên quan tới chúng. Sau đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc của mình và tốn ít thời gian hơn để giải thích tại sao bạn chưa hoàn thành nó. Hãy hình thành tiếng thơm là người hoàn thành công việc đúng thời hạn và bạn sẽ giảm thiểu được những việc gây ngắt quãng vì không còn bị yêu cầu chuẩn bị những bản báo cáo phiền hà về hiện trạng của dự án.

• Khi bạn có thêm kinh nghiệm trong công việc, bạn sẽ học được cách phát hiện những dấu hiệu cho thấy có việc gì đó không ổn và vấn đề sẽ càng tệ hơn nếu bạn không hành động. Câu hỏi đặt ra là: Khi nào và làm cách nào có thể xử lý những dấu hiệu nhỏ đó? Đáng buồn là chúng ta thường bỏ qua những dấu hiệu báo nguy đó khi đối mặt với những vấn đề cấp bách hơn.
• Hãy hình thành thói quen xử lý mọi việc ngay lập tức và bạn sẽ giải quyết được các vấn đề trước khi chúng trở thành những khủng hoảng lớn, mất rất nhiều thời gian. Kết quả là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng.

• Xác định công việc tồn đọng
• Xác định việc tồn đọng nào cần giải quyết trước
• Sắp xếp thời gian để mỗi ngày giải quyết một phần
• Xác định nguyên nhân gây tồn đọng
• Thực hiện các bước để điều chỉnh nguyên nhân

• Hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu dự án gắn với công việc của bạn. Một trăm? Hai trăm? Giờ hãy xem có bao nhiêu nhiệm vụ, bao nhiêu hoạt động chưa hoàn thành và bao nhiêu điều- muốn- làm gắn liền với sở thích, bạn bè cũng như với thành phố hay những nhóm cộng đồng khác mà bạn là thành viên?
• Cách tốt nhất để loại bỏ tình trạng quá tải công việc là loại bỏ những điều nhỏ nhặt khiến bạn cảm thấy bị quá tải và mất tập trung đối với những nhiệm vụ quan trọng. Hãy xử lý những nhiệm vụ nhỏ hơn và “ít quan trọng hơn”. Hãy liệt kê một danh sách tất cả những việc đó, dành một khoảng thời gian yên tĩnh nào đó và lần lượt làm từng việc một. Hoặc quyết định không làm và vứt nó đi.
• Khi loại bỏ được sự quá tải này, bạn sẽ không bị sao nhãng nữa. Mức dộ tập trung của bạn tăng lên, và hiển nhiên, bạn không chỉ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn mà còn hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn trước.